[DisplayNone]

Strategisk arbeidsstyrkeplanlegning er en prosess, som sikrer at din virksomhet har de riktige menneskene i de riktige jobbene på de riktige tidspunkt, for å oppnå dine forventede resultater. Denne disiplinen hjelper organisasjoner med å forstå deres aktuelle tilstand, forutse talenthuller og ta de nødvendige skritt for å lukke disse hullene. Det er en sentral prosess i virksomheten, som ofte ivaretas av HR-avdelingen, men den er så sentral for en virksomhets suksess, at lederne bør gå proaktivt inn i prosessen og ta eierskap over den.


Toppledelsens guide til strategisk arbeidstyrkeplanlegging

Begynn å planlegge for langsiktig suksess i dag.
Download rapporten

Vi har alle hørt, hvordan "manglende planlegging - er det samme som ikke å planlegge for suksess." Den tradisjonelle strategiske planleggingsprosessen fokuserer ofte mest på store anleggsinvesteringer, teknologi og markedsføringsinvesteringer. Den tradisjonelle prosessen fokuserer for lite på organisasjonen og de menneskelige ressurser, som er nødvendige for å føre strategien ut I livet.

Det er nesten som om virksomheten tar for gitt, at den allerede har ansatte med de nødvendige evner og egenskaper. Sannheten er at det kan ta flere måneder, om ikke år, å få de riktige mennesker inn I de riktige jobbene, noe som kan hemme implementeringen av selv den mest gjennomtenkte strategi. Vi ba derfor våre eksperter om å definere en enkel, likefrem strategisk styring av arbeidsstyrkeprosessen.

Fastslå hvor din virksomhet er på vei


Forretningsstrategien styrer den organisatoriske struktur og stillinger

Det første skritt I den strategiske arbeidsstyrkeplanlegningsprosess er å ha en klar forståelse av din forretningsstrategi. Til syvende og sist er dine medarbeidere der for å gjennomføre strategien og for å oppnå de forventede forretningsmessige resultatene. Blant de elementer av din forretningsstrategi, som vil ha størst innflytelse på din talentstrategi kan nevnes:

  • Områder av din virksomhet, som du ønsker skal vokse
  • Områder av din virksomhet, som du ønsker å bevare, men gjøre mer rentable
  • Områder av din virksomhet, som du ønsker å avslutte

Hva betyr denne nye strategien for virksomheten?

Det er et avgjørende spørsmål, som skal forstås på øverste nivå; forretningsenhetsnivået og det operasjonelle nivået. Strategiske endringer mislykkes når de mennesker, som skal gjennomføre endringen, ikke vet hva de skal gjøre annerledes for å understøtte den nye strategien. Det skaper forvirring, konflikter og stress, og kan få selv de beste menneskene til å mislykkes. Sørg for at du har tenkt gjennom de operasjonelle detaljene I din strategi, og at du har tilstrekkelig med fakta og støtte for å foreta en god beslutning.

Hvor langt, hvor raskt?

Du må vite hvor langt, og hvor raskt du med rimelighet kan bevege deg. Det krever tid, penger og omtanke å designe og bygge en teknologisk infrastruktur, produksjonsanlegg og distribusjonskapasitet. På samme måte tar det tid å rekruttere, implementere og lære opp talenter. Dette er ennå mer aktuelt når din arbeidsstyrke skal ha spesielle ferdigheter eller bakgrunn, eller når dine stillinger ligger innenfor bransjer med mangel på talenter eller hvor konkurranser er veldig stor.

Til syvende og sist skal du kjenne din forretningsstrategi og resultatene av denne strategien, før du kan opprette en meningsfull arbeidsstyrkeplan.

Forstå hvor arbeidsmarkedet beveger seg


Å skanne markedet hjelper deg med å identifisere talenttilbudet og begrensninger

Å forstå markedet vedrørende de stillinger, som er nødvendige for å gjennomføre din strategi, vil hjelpe deg med bedre å forstå hvor lang tid det vil ta og besette en stilling, hvilken lønn du må forvente å betale, og hvilke potensielle utfordringer du vil stå ovenfor I forbindelse med ansettelsen. For eksempel er det kanskje behov for en ny skole I en voksende forstad, men området er dyrt, og det er vanskelig å trekke til seg lærere. Du er nødt for å ta alle disse faktorene I betraktning, når du bygger opp din strategiske arbeidsstyrkeplanlegning.

Generelle faktorer, som er verd å overveie:

  1. Makroøkonomiske prognoser – En levende, voksende økonomi vil normalt øke etterspørselen etter talenter og gjøre det dyrere å avlønne dem. Omvendt vil en presset økonomi ofte øke tilbudet og senke prisen på selv de aller beste talentene.
  2. Demografiske tendenser – Den tilgjengelige arbeidsstyrkens alder kan være en indikator for hvor dyktige og hvor mange arbeidstakere, som er I et område. Det kan derfor være ønskelig å bygge opp en teknologivirksomhet I nærheten av en universitetsby I motsetning til et område bestående av mange pensjonister.
  3. Lovendringer – Tenk over hva som ville skjedd, hvis den amerikanske regjeringen plutselig tilbød sykeforsikring til alle. Mennesker, som arbeider for større organisasjoner på grunn av deres sykeforsikringer kan velge å starte egen virksomhet, noe som vil bidra til at jobbsituasjonen endres.
  4. Trender innenfor din bransjes  som bidrar til talentenes jobbrotasjoner – Hvem skifter jobb, hvor beveger de seg og hvorfor? Dette kan være drevet av mange eksterne faktorer, slik som bedre jobbsikkerhet, bedre lønn eller mulighet for å utføre de mest interessante oppgavene.

  5. Identifiser ditt fremtidige talentbehov


    Forretningsstrategien styrer oppbygningen av organisasjonen og jobbene

    Når du har oversatt din forretningsstrategi til operasjonelle mål, skal du designe organisasjonen og de stillinger, som er nødvendige for å gjennomføre strategien. Hvis du sammenligner dette med din organisasjon og stillinger, som de er akkurat nå, kan du identifisere de stillinger du blir nødt for å etablere, stillinger du blir nødt til å fase ut, og den optimale timingen av endringene.

    Som med de fleste prognoser er det både en kunst og en vitenskap å identifisere sitt eget talentbehov. Vi er nødt til å foreta visse antakelser når vi utvikler våre forretningsstrategier, og jo lengre fram I tiden vi planlegger for, jo mer usikre blir disse antakelsene. I stedet for å sitte fast I bagateller, anbefales det å fokusere på kritiske roller og medarbeidersegmenter.

    Kritiske roller er de stillinger, som er avgjørende for virksomhetens framtidige strategi. Hvis du ikke har en solid plan for å bemanne disse stillingene med dyktige mennesker, vil forretningsstrategien simpelthen ikke bli ført ut I livet. For eksempel har en ny hjerteavdeling på et sykehus bruk for kardiologer og intensivsykepleiere for å kunne fungere.

    Kritiske medarbeidersegmenter kan omfatte eldre ansatte, bestemte minoriteter, medlemmer av generasjon Y, etniske grupper, krigsveteraner, aboriginaler og andre. De kan være strategisk viktige for visse organisasjoner, som har bruk for å oppfylle krav til visse typer av offentlige kontrakter eller tilskudd, eller som ønsker å oppfylle viktige kundegruppers behov. For eksempel er en detaljhandel-organisasjon, som gjerne vil posisjonere seg I et område med en stor spansktalende befolkning, nødt til å ha spansktalende medarbeidere.

    Vurdere din nåværende talentmasse


    Hvem arbeider hvor?

    Når du forstår fremtidig etterspørsel, mengden av nødvendige forandringer og den optimale timing for denne endringen, bør du få et overblikk over din nåværende talentmasse. Det vil hjelpe deg med å avgjøre, hvordan man får mennesker overflyttet til nye roller. Det vil også gi deg innsikt I hvem som ikke vil passe inn I den nye organisasjon og hjelpe deg med å opprette en exit strategi.

    Der er tre viktige spørsmål, du skal besvare:

    1. Hvor god jobbtilpasning (JobFit) vil medarbeideren ha til den nye jobben? Du er nødt til å vite om hun har den nødvendige atferd og interesser for å være produktiv I jobben. Hvis den nye jobben krever, at hun tenker mer strategisk og mindre taktisk, er spørsmålet om hun har evnen og lysten til å foreta denne endringen? Hvis hun ikke er har en god jobbmatch, kan du kanskje plassere henne I en annen jobb, som passer bedre for henne.
    2. Har medarbeideren de riktige kvalifikasjonene for å utføre nye jobben? Det er mye lettere å lære ferdigheter enn å endre atferd. Men du må vite hvilke ferdigheter vedkommende har bruk for å tilegne seg, og hvor lang tid det vil ta. Det hjelper deg å fokusere på dine utdannelsesinvesteringer på en mest mulig veloverveiet måte. Det er en rekke meget effektive vurderinger, som kan hjelpe deg med å få svar på disse spørsmålene.
    3. Hvordan skifter talentene I øyeblikket jobb innenfor din egen organisasjon? Du er nødt til å forstå hvor lang tid talenter oppholder seg I din organisasjon. Dette kan oppnås ved å analysere demografien for å identifisere hvem som nærmer seg pensjonsalderen, og når de kanskje går av med pensjon, og ved å forstå deres frivillige og tvungne avgang.

    Identifiser dine talenthuller og din strategi for å lukke dem


    De eldgamle strategiske planlegningsspørsmål er: Hva? Hvor? Når? Hvordan?

    Når du har vurdert din interne talentmasse og forstår de stillinger, som er nødvendige for å utføre din nye strategi, kan du identifisere dine huller, fastsette en tidsramme for lukke disse hullene, og opprette spesielle tiltak for å gjøre det.

    Du har vanligvis fire muligheter, når du forsøker å utfylle disse rollene:

    1. Bygg: Å utvikle dine interne talenter hjelper deg med å bygge opp en sammenhengende kultur og sende et sterkt budskap til dine ansatte, om at du er lojal overfor dem. Det minsker også risikoen, fordi du kjenner dine medarbeidere, medarbeiderne kjenner deg, og overgangen kan skje relativt hurtig.
    2. Omplassere: Re-ansett talenter fra foreldede eller overflødige jobber. Dette er mennesker som ikke passer godt inn med de nye jobbene, eller som de kanskje ikke er kvalifiserte til å utfylle. Det kan også kreve at du sier opp medarbeideren.
    3. Rekruttere: Rekrutter eksterne talenter. Det kan være dyrt, langsomt og risikabelt. Rekrutteringsbyråer er ofte involvert, prosessen kan være lang, due diligence tar tid, og det er alltid vanskelig å forutsi om den eksterne ansettelse vil få suksess I din organisasjon.
    4. Leie: Benytt deg av midlertidige ansettelser eller kontraktansettelse. Det er stadig mer populært I forbindelse med nye prosjekter, fordi det er meget fleksibelt og gir deg mulighet for og "prøve før du kjøper."

    Å implementere prosessen


    "Prosessen" er det sentrale ord

    Strategisk arbeidsstyrkeplanlegning er en prosess, ikke en engangsbegivenhet. På samme måte som andre forretningsprosesser, som for eksempel Total Quality Management (TQM) eller 6-Sigma, krever strategisk arbeidsstyrkeplanlegning et kontinuerlig fokus på forbedring. Ved å standardisere vår tilgang til et meget viktig og utfordrende virksomhetsproblem, kan vi redusere feil og bedre forstå de faktorer, som gir suksess. Det vil til slutt redusere kostnadene og øke effektiviteten.

    Nedenfor finner du tre viktige leksjoner, som vil hjelpe din strategiske arbeidsstyrkeplanlegning:

    1. Sørg for at det er oppbakking på øverste nivå I organisasjonen. Selv om navnet "strategisk arbeidsstyrkeplanlegning" uten tvil vil få oppmerksomhet fra HR-avdelingen, rekker den langt ut over det mandat de fleste HR-avdelinger og HR-ledere har. HR kan lette prosessen, men de andre lederne skal være tett involvert for å sikre, at deres behov blir oppfylt. Hvis de mister tillit til prosessen, vil de motarbeide den.
    2. Forsøk ikke på å sluke hele elefanten I et jafs. Som vi nevnte, er strategisk arbeidsstyrkeplanlegning en prosess, som vil fungere godt innenfor en organisasjon, men den vil kreve et kontinuerlig fokus på forbedring. Det er best å fokusere på de kritiske rollene eller de største problempunktene først, så det bygges opp et positivt momentum gjennom hurtige gevinster. Bruk fokuserende pilotprosjekter for å lære hvordan prosessen vil fungere I din virksomhet, før du utvider anvendelsesområdet.
    3. Etabler og registrer førende metrikker. Undersøk hva du forventer til å begynne med ut fra et par viktige metrikker. Begynn enkelt og hold kursen. Denne disiplinen vil hjelpe deg med å treffe informerende beslutninger om å maksimere fordelene for virksomheten.